L'embauche

Vous embauchez un salarié saisonnier. Quelles sont les démarches à réaliser et les documents nécessaires ?

Le ou la salarié(e) est déjà immatriculé(e) à la sécurité sociale (CPAM ou MSA) en France (il a un numéro de sécurité sociale) : son justificatif d’affiliation (carte vitale).
Le ou la salarié(e) est français(e) ou ressortissant(e) de l’Union Européenne : une pièce d’identité
Le ou la salarié(e) est ressortissant(e) d’un pays hors de l’Union Européenne : une pièce d’état civil (à défaut, une copie certifiée conforme) ou un extrait d’acte de naissance, et une carte de résident(e) et/ou titre de travail saisonnier.

Ces documents sont indispensables pour établir la déclaration préalable à l’embauche.

Vous pouvez également lui demander :

• Un Relevé d’Identité Bancaire (RIB)
• Un permis de conduire
• Ses certificats CACES, Certiphyto le cas échéant

Avec ces informations, vous pouvez remplir et envoyer la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) à la MSA, au plus tard 8 jours avant l’embauche du salarié, mais dans tous les cas avant son embauche.
Celle-ci peut être réalisée sous forme de TESA (cf contrat de travail) .
Un exemplaire de la déclaration doit être remise au salarié.

Un contrat de travail doit être signé avec le salarié et chacun doit avoir son exemplaire signé, sauf s'il s’agit d’un contrat réalisé sous forme TESA (Cf contrat de travail).

Vous devez remplir le registre unique du personnel qui constate le nom et les références de tous les salariés ayant travaillé dans votre entreprise. Pour les TESA, celui-ci est édité automatiquement.

Vous devez informer le salarié de ses droits et devoirs. Ainsi, indiquez-lui à quel endroit il pourra consulter la convention collective et les accords sous lesquels il a été embauché.
Montrez-lui également où se situent les affichages obligatoires, et le DUER (Document Unique d’Evaluation des Risques) pour lui permettre la lecture et l’intégration de ce document. 

Ils peuvent être un plus pour l’intégration du salarié.
Lorsqu’ils existent, le règlement intérieur salarié ou le livret d’accueil sont des points d’appui importants afin que le salarié ait les moyens de mieux comprendre les règles dans votre entreprise.

Pour toute embauche, le salarié doit être informée d'une visite médicale.

Pour un contrat de MOINS de 45 jours : 

• une action de prévention collective est obligatoire

• la visite d'embauche est obligatoire.

Quels que soient le contrat de travail ou l’emploi proposé, vous devez proposer une visite médicale au salarié dans un délai de 30 à 90 jours. Cette visite médicale vous permet de s’assurer de l’aptitude du salarié à l’emploi demandé.